Індивідуальні підприємці (ІП), які здійснюють розрахунки із споживачами за товари чи послуги, обязаны применять онлайн-кассы с фискальными накопителями (ФН) и передавать данные о продажах в Федеральную налоговую службу (ФНС) в режиме онлайн. Это требование действует с 2017 года для большинства ИП, а с июля 2021 года – и для ИП без работников. В 2023 году вступают в силу некоторые изменения, связанные с онлайн-кассами, которые важно знать для ИП. У цій статті ми розповімо, кто должен ее использовать, какую купить кассу для своего магазина, как ее установить и регистрировать, а также какие штрафы грозят за нарушения. 
Кто должен использовать онлайн-кассу в 2024 році?
Онлайн-касса необходима для ИП, які:
- работают на общей системе налогообложения (ОСНО) или упрощенной системе налогообложения (УСН) по доходам или доходам минус расходы;
- продают товары или оказывают услуги физическим лицам или юридическим лицам, не являющимся плательщиками НДС;
- принимают оплату наличными, банковскими картами, электронными деньгами или иными способами, предусматривающими выдачу чека.
Онлайн-касса не требуется для ИП, які:
- работают на патентной системе налогообложения (ПСН) или едином налоге на вмененный доход (ЕНВД) по отдельным видам деятельности;
- продавают специфические товары или оказывают специфические услуги, перечисленные в п. 2 ст. 2 ФЗ № 54 (наприклад, живую рыбу, мороженое, керосин, молоко на разлив и т.д.);
- работают в труднодоступных или удаленных местностях, где нет возможности подключиться к сети Интернет или электросети.
Как выбрать онлайн-кассу в 2024 році?
Онлайн-касса – это современный аппарат для приема платежей, который подключен к сети Интернет и передает данные о продажах в ФНС. Онлайн-кассы бывают разных видов, размеров и цен. При выборе онлайн-кассы в 2023 году нужно учитывать следующие факторы:
- тип и место деятельности ИП (стационарный или мобильный бизнес, работа с маркированными товарами и т.д.);
- наличие и срок действия фискального накопителя (ФН) – устройства, которое хранит информацию о расчетах и передает ее в налоговую в режиме онлайн;
- наличие и стоимость дополнительного оборудования и программного обеспечения (сканеры, принтеры, считыватели, приложения и т.д.);
- наличие и стоимость услуг оператора фискальных данных (ОФД) – организации, которая принимает данные от кассы и передает их в налоговую;
- наличие и стоимость электронной подписи (ЭП) – средства идентификации владельца кассы при передаче данных в налоговую;
- наличие и стоимость сервиса и гарантии на кассу.
В среднем, стоимость онлайн-кассы варьируется от 10 до 50 тисяч рублів, в зависимости от характеристик и комплектации. Крім того, нужно учитывать расходы на ФН (від 2 до 5 тисяч рублів), ОФД (від 500 до 1500 рублей в месяц), ЭП (від 1000 до 3000 рублей в год) и другие услуги.
Как установить и регистрировать онлайн-кассу в 2024 році?
После выбора и покупки онлайн-кассы вам нужно ее установить и зарегистрировать в ФНС. Для этого вам нужно выполнить следующие шаги:
- подключить кассу к сети Интернет и электросети, а также к дополнительному оборудованию, если есть;
- оформить электронную подпись на специальном сайте или в удостоверяющем центре;
- заключить договор с оператором фискальных данных, который будет передавать данные от кассы в налоговую;
- зарегистрировать кассу в ФНС через личный кабинет налогоплательщика или через оператора фискальных данных;
- получить от ФНС регистрационный номер кассы и передать его оператору фискальных данных;
- проверить работоспособность кассы и правильность передачи данных в налоговую.
Какие штрафы грозят за нарушения работы с онлайн-кассой в 2023/2024 році?
Если вы не соблюдаете правила работы с онлайн-кассой, вы рискуете получить штрафы и другие санкции от налоговой службы. Вот некоторые из наиболее распространенных нарушений и штрафов за них:
- работа без онлайн-кассы, когда она обязательна – штраф от 10 тысяч до 75% от суммы сделок, которые прошли не через кассу, а также лишение права заниматься бизнесом на 90 днів;
- невыдача чека покупателю или невыполнение передачи чека оператору фискальных данных – штраф 2000 рублей за каждый случай;
- неправильное оформление чека (наприклад, указание неверных реквизитов, сумм, ставок НДС и т.д.) – штраф 1000 рублей за каждый случай;
- неправильное применение маркировки товаров (наприклад, продажа немаркированного товара, нарушение правил сканирования, передачи или хранения кодов маркировки и т.д.) – штраф от 50 тысяч до 300 тысяч рублей за каждый случай, а также изъятие товара;
- неправильное хранение или уничтожение фискального накопителя – штраф 5000 рублей за каждый случай, а также обязанность заменить фискальный накопитель;
- неправильная регистрация или перерегистрация онлайн-кассы – штраф 5000 рублей за каждый случай, а также обязанность повторить процедуру регистрации.
Онлайн-касса – это обязательный атрибут для ИП, которые продают товары или услуги физическим или юридическим лицам, не являющимся плательщиками НДС. Она позволяет контролировать и упрощать расчеты с налоговой службой, а также защищать свои права и интересы в случае споров или проверок.