Складской учет требуется предприятиям торговли и иным организациям, которые могут оказывать услуги с использованием расходных материалов, запасных частей и пр. Автоматизированный учет склада – большое преимущество, так как при ведении складского учета списание товара со производится при поступлении оплаты в режиме реального времени.
Программа для складского учета имеет простое меню и состоит всего из трех пунктов – «Модули», «Справочники» и «Отчеты», хотя самый первый пункт, с которого начинается работа, это Справочники. Этот раздел заполняют одни раз и добавляют в него сведения о компании, которые будут постоянно участвовать в работе, хотя сам пункт не является рабочим, его главная задача – организация рабочих операций, установка регламента процессов, настройка калькуляции работ и услуг. Т.е. этот раздел задает тон всей работе.
В разделе несколько папок, имеющих ровно такое название, которое однозначно дает понять, какая информация в них хранится. Например, папка «Деньги». Понятно, что здесь все имеет отношение к финансам. Например, в ней указаны статьи расходов и источники финансирования, перечислены способы оплаты, с которыми компания имеет дело. В папке «Организация» перечислены магазины, склады и другие отделения, находящиеся в ведоме компании, и сотрудники, работающие в ней.
Папка «Склад» имеет отношение к товарам, в ней находится сформированный программой автоматизации номенклатурный ряд, где товары поделены на категории, при этом утвержденная классификация вынесена отдельным файлом, чтобы при добавлении товара в номенклатурный ряд из приходной накладной можно было быстро определить его категорию. Также имеется папка «Поставщики».
В номенклатурном ряду каждая товарная позиция имеет свои рабочие параметры, по которым ее можно будет быстро найти в базе товаров, где может быть тысячи наименований. К таким параметрам относятся, в первую очередь, штрихкод, бренд, поставщик, дата поступления товара и др. Все эти данные находятся в приходной накладной, их можно перенести в базу посредством функции импорта в автоматическом режиме или через окно товара в ручном режиме.
Импорт данных производится из любых файлов и занимает доли секунды. Ручной режим, благодаря встроенным ячейкам с вариантами ответов, занимает, конечно, чуть больше времени, но все равно секунды.
Как только номенклатурный ряд составлен, работа перемещается в раздел «Модули», который является единственным рабочим в этом меню. Этот раздел содержит папки с такими же говорящими названиями. В этом разделе идет формирование накладных, число которых со временем многократно растет, но любую из них можно найти по дате, номеру или поставщику. Чтобы сформировать новую, открывают окно накладной, где совсем немного полей для заполнения: дата прихода товара, поставщик, содержание и направление движения.
Если в файле накладной указано «На склад», то это приходная накладная, если «Со склада», это будет расходная накладная. Статусы удобно указаны, поэтому накладные легко сортировать по ним. Если же будет сдвоенный статус, «На склад» и «Со склада», то такая накладная будет документировать перемещение, что часто используют предприятия торговли, отправляя товар на склад и тут же распределяя его по магазинам.
В номенклатурном ряду у товара отмечен не только штрихкод, но место хранения, которое тоже может иметь свой штрихкод, чтоб обеспечить быстрый поиск товара на складе. Если работники склада пользуются сканером штрихкода, то код может быть присвоен ячейкам хранения.
Следует отметить, программа автоматизации УСУ легко совместима со стандартным складским оборудованием, в частности, с принтерами для печати этикеток со штрихкодом, электронными весами, печатающими ценники с уточненным весом и штрихкодом, принтерами чеков и др., вплоть до терминала сбора данных – современного цифрового прибора, благодаря которому, все ревизии и инвентаризации становятся приятной процедурой. ТСД снимает и сохраняет полученные при замерах товаров данные, которые после мероприятия легко перенести в формат программы и сравнить его значения с теми, что есть в бухгалтерии.
Третий раздел «Отчеты» формирует внутренние управленческие отчеты.
